Hi!
Weil meinCRM so komfortabel auf einer externen HD läuft und ich dies auf die Vorteile von Java zurückführe, hab ich mal nach JAva und CRM gegoogelt und fand dies hier:
http://java-source.net/open-source/erp-crm
Alle dort angebotenen Systeme lassen sich nur auf Webservern installieren und erfordern meist erhebliche Installationen auf den Client-PCs. Die meisten haben einen Overkill an Funktionen, lassen aber nicht erkennen, ob meine Anforderungen weitgehend abgedeckt sind. Ich würde „Mannjahre“ benötigen, das zeug auszuprobieren. 
Ich versuche noch mal, eine Art Anforderungsprofil zu erstellen:
1.) Plattform / Technik:
CRM soll als Einzeplatzsystem auf einer ext. HD laufen, sodass ich zwischen verschiedenen PCs nur die HD umstecken muss und ohne Sync-Vorgänge oder Webserver mit dem CRM weiter arbeiten kann. Alle Daten liegen also auf der HD und nie auf den verwendeten PCs.
In einer Übergangsphase der CRM-Nutzung sollte es möglich sein, das CRM auf einem NAS zu betreiben. Das NAS mit dem CRM sollte dann sowohl über LAN als auch per VPN über WAN benutzt werden können incl. gleichzeitigem Multiuser-Betrieb von bis zu ca. 5 Benutzern.
Dieses Basis-System soll erweiterbar sein, sodass ich später das Ganze auch auf einem Server (LAMP!!!) betreiben kann. Dann aber sollen die Daten komplett auf dem Server liegen und das CRM browserbasiert genutzt werden mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie Verschlüsselung aller Dokumente, Dateien usw. die zu den Adressen usw. zugeordnet sind. Solche Daten können auf den Client heruntergeladen, dort bearbeitet und dann wieder hochgeladen werden.
2.) Datensicherheit:
Entweder alle Dateien, Dokumente, eMails usw. werden vom CRM verschlüsselt separat gespeichert und oder sie werden innerhalb der DB gespeichert, sodass sie nur noch über das CRM und dessen Zugriffsverwaltung nutzbar sind. (Ich habe höchstsensible Klientendaten im CRM) Es wird zahlreiche Audiodateien geben, die bis zu 100MB groß sein können. Hier ist zu überlegen, ob die separat vom CRM gespeichert werden sollen / müssen. Bei webbasierter CRM-Version würde das Upload auch viel zu lange dauern! (Deshalb ist ja eine ext. HD zunächst eine verlockende Lösung, auch hinsichtlich einfacher Datensicherung!)
Ferner müssen die Daten mitsamt dem ganzen CRM durch einfach durchzuführende Backups zu sichern sein.
3.) Funktionsumfang:
Ich brauche kein komplettes ERP-System!
Das CRM sollte von Anfang an bereits Multi-Userfähig sein einschließlich Rechtevergabe (Roles).
Das CRM soll alle Adressen / Kontakten verwalten, wobei ich zusätzliche Felder und Eigenschaften zu den Adressen auch nachträglich noch (möglichst selbst) ergänzen kann.
Es sollen Firmenadressen möglich sein, zu denen dann diverse Ansprechpartner mit ggfs. eigenen Adressdaten zugeordnet werden können.
Den Adressen / Kontakte können alle Arten von Dokumenten, Dateien, eMails usw. zugeordnet werden können und bei Aufruf einer Adresse sichtbar / verfügbar sein.
Derjenige, der eine Adresse anlegt, bestimmt, wer auf die Adresse in welcher Weise zugreifen darf. Dies gilt dann auch für alle mit der Adresse verbundenen Daten.
Jede Adresse benötigt auch eine Historie.
Ferner wird eine Kalenderfunktion benötigt, die mit folgenden Funktionen verbunden ist:
- Terminplanung, Ressourcenplanung, Aufgabenplanung, Projektplanung (zeitl. Folge von Aufgaben und Terminen), evtl auch Projekt-Ablauf mittels Gantt-Diagramm (kann notfalls auch später ergänzt werden), Wiedervorlagefunktion / Erinnerung.
Natürlich muss jeder Benutzer einen eigenen Kalender haben, in den gemeinsame Termine eingetragen werden können. - Ressourcenverwaltung: Hier sollte es auch eine Funktion geben, bei der die Nutzung von Ressourcen je Benutzer als monatlicher Bericht möglich ist, der ausgedruckt werden kann und als Grundlage für Abrechnungen dienen kann.
Es soll ein gemeinsames Dokumentenverzeichnis geben, auf das alle User zugreifen können und wo die Dokumente nicht einer Adresse zugeordent sind. Ferner muss jeder User ein eigenes Dokumentenverzeichnis haben, in dem seine eigenen Dokumente liegen (indem er Doks seiner eigenen Adresse zuordnet).
4.) Integration:
Das CRM soll eMails aus dem jeweils auf dem Client-PC laufenden eMailClient übernehmen und in seiner DB speichern können. Dies muss aus ca. 5 Postfächern möglich sein. Darf auch manuell sein.
Das CRM soll eMails senden können, indem es via mailto: Funktion über den eMailClient versendet, sodass z.B. die Absenderadresse frei wählbar ist (Funktionalität des eMailClient).
Das CRM muss mit den jeweils auf dem Client-PC installierten Programmen wie Office-Paket, AdobeReader usw. zusammen arbeiten, wobei die Dateityp-Verknüpfungen unter Windows genutzt werden, um das passende Programm zu starten und zu verwenden.
Aus dem CRM heraus sollen Serienbriefe und Serien-eMail-Versand einfach möglich sein, wobei die Vorlagen dazu im CRM verwaltet werden sollen.
Keinesfalls soll das CRM auf Dateien oder eMails verlinken, die auf dem Client-PC irgendwo gespeichert sind, weil z.B. bei Nutzung auf externer HD die gelichen Pfade / Links zu den Dokumenten auf anderen Client-PCs nicht gültig sind.
Vorteilhaft wäre die Integration einer CTI-Funktion via TAPI und VoIP (wählbar), wobei nach Anruf mit CLIP/CLIR die Adresse des Anrufers aufgerufen wird.
5.) NICHT benötigt wird Faktura, Auftragsverwaltung, Marketing-Tools mit Leads und Controlling, Verknüpfung zu Webshops oder Online-Buchungssystemen oder Ähnlichem. Bei Verknüpfung zu anderen Online-Diensten sehe ich auch zusätzliche Sicherheitsrisiken, die ich nicht eingehen will.
6.) Größten Wert lege ich auf eine platzsparende, effiziente GUI, ohne die die Akzeptanz eines CRM rasch auf Null sinkt.
Frage: Reicht diese Spezifikation aus? Was fehlt noch?
Beste Grüße
Clemens
PS: Es wird sicher deutlich, dass meinCRM bereits fast alle Anforderungen abdeckt. Es hat schon seinen guten Grund, warum ich es hier so massiv angeführt hatte.